На что обращать внимание при аренде конференц-зала?

В современном мире почти каждая уважающая себя компания проводит различные учебные мероприятия, семинары или деловые встречи.

 

Для таких целей некоторые фирмы строят специальные помещение на свои собственные средства. Но такое мероприятие под силу не каждой компании. Поэтому многие прибегают к услуге аренды конференц-залов на определенное время. При аренде помещения важно учитывать особенности, которые помогут не ошибиться с выбором.

Первый пункт, на который стоит обратить внимание при аренде помещения- количество лиц, участвующих в мероприятии. Нецелесообразно арендовать большой зал на 15 человек. Поэтому нужно заранее уточнить и скорректировать состав участников и, опираясь на него, делать выбор.

Техническое сопровождение конференц-зала считается не менее важной составляющей. Важно уточнить, есть ли микрофон, проектор и прочие технические приспособления, которые помогут без проблем провести запланированное мероприятие. (Читать про такой зал далее.)

Комфорт является немаловажной составляющей при аренде помещения. Во время осмотра стоит убедиться, что в конференц-зале есть кондиционер, а само помещение обеспечено хорошей вентиляцией. А в осенне- зимний период, стоит убедиться, что в конференц-зале сохранится тепло на протяжении всего мероприятия.Сотрудникам компании и гостям потребуется добираться до назначенного места своим ходом. Потому при аренде помещения нужно позаботиться и о доступности объекта. В случае, если гости и сотрудники приедут на своих машинах, желательно обратить внимание на наличие парковочной зоны и уточнить расценки.

Перед оформлением договора аренды необходимо тщательно обсудить стоимость за определенный отрезок времени. Как правило, аренда предоставляется на час и более, соответственно, оплата происходит за конкретное количество часов. При оформлении договора необходимо договориться о возможности переплаты в случае, если мероприятие затянется на большее количество часов, чем планировалось.

Если мероприятие планируется провести более, чем 2 часа, необходимо продумать перерывы. Людям без перерыва будет труднее усваивать информацию в большом объёме. Перерыв на несколько минут позволит участникам привести мысли в порядок, а лекторам подготовиться к следующему этапу выступлений.

Немаловажным фактом при аренде помещения является наличие специального, дополнительного оборудования. От этого стоимость аренды может колебаться в зависимости от технических составляющих помещения.